FAQ Assemblea Soci 2021

ASSEMBLEA ORDINARIA DEI SOCI 2021 DI
BANCA POPOLARE DEL FRUSINATE S.C.P.A.

DOMANDE FREQUENTI (FAQ)



1 - CONVOCAZIONE DELL'ASSEMBLEA E MODALITÀ DI PARTECIPAZIONE



L'Assemblea ordinaria dei soci di Banca Popolare del Frusinate S.c.p.a. ("Banca") è stata convocata per il 23 aprile 2021 alle ore 10.00, in prima convocazione e, occorrendo, in seconda convocazione il 24 aprile 2021 alle ore 10.00, presso la Sede Legale della Banca in Frosinone (FR), P.le De Matthaeis n. 55. Il tutto come da avviso di convocazione reperibile sul sito internet www.bpf.it, alla sezione "Assemblea 2021 - Area riservata soci".


Considerato il protrarsi delle misure prudenziali imposte a fronte della situazione di emergenza sanitaria conseguente all'epidemia Covid-19, nonché le esigenze di tutela della salute dei Soci, dei dipendenti, degli esponenti e dei consulenti della Banca, non è consentito ai Soci recarsi di persona nel luogo fissato per l'adunanza assembleare.
Ai sensi dell'art. 106 del D.L. 18/2020 (c.d. "Cura Italia"), l'intervento in Assemblea e l'esercizio del voto da parte dei Soci si svolgerà, anche quest’anno, esclusivamente tramite il rappresentante designato ("Rappresentante Designato"), con le modalità qui di seguito illustrate. Non è previsto per i Soci, altresì, l’intervento mediante mezzi di telecomunicazione, ovvero l’utilizzo di procedure di voto in via elettronica o per corrispondenza.



2 - FORMALITÀ PRELIMINARI PER INTERVENIRE E VOTARE TRAMITE RAPPRESENTANTE DESIGNATO



Ai sensi dell'articolo 23 dello Statuto Sociale ("Statuto"), possono intervenire all'Assemblea ed esercitare il diritto di voto solo coloro che risultano iscritti nel libro dei Soci della Banca almeno 90 (novanta) giorni prima rispetto a quello fissato per l'Assemblea in prima convocazione e siano titolari di azioni alla data dell'adunanza.


Per i Soci, le cui azioni risultano immesse in depositi a custodia ed amministrazione presso Banca Popolare del Frusinate S.c.p.a., sarà sufficiente presentare il c.d. "biglietto di ammissione", che verrà a questi recapitato per posta direttamente dalla Banca unitamente all'avviso di convocazione. I Soci, le cui azioni risultano immesse in depositi a custodia ed amministrazione presso altro intermediario, invece, dovranno recarsi presso tale soggetto chiedendo di effettuare la comunicazione ex art. 83-sexies del TUF alla Banca in tempo utile per l'Assemblea, facendosi rilasciare apposita attestazione o copia della comunicazione. L'intermediario provvederà a sua volta a trasmettere la comunicazione alla Banca almeno due giorni non festivi prima della data fissata per la prima convocazione e cioè entro il 21 aprile 2021.
Tenuto conto del particolare contesto generale, i Soci sono invitati ad attivarsi tempestivamente per richiedere all'intermediario depositario l'invio della comunicazione, di modo che tutti gli adempimenti di legge possano essere correttamente espletati.



3 - INFORMAZIONI, QUESITI E PROPOSTE DI DELIBERA IN MERITO ALLE MATERIE ALL'ORDINE DEL GIORNO




Il Consiglio di Amministrazione della Banca, con riferimento ad ogni punto all'ordine del giorno, ha messo a disposizione la documentazione rilevante e predisposto una relazione illustrativa con la pertinente proposta di deliberazione. Tali documenti sono a disposizione sul sito internet della Banca www.bpf.it, alla sezione "Assemblea 2021 - Area riservata soci".


Ciascun Socio può presentare domande o richieste di chiarimenti sulle materie all'ordine del giorno prima dell'Assemblea e comunque entro e non oltre il 12 aprile 2021.
Tenuto conto del perdurare della situazione emergenziale e considerato che l'intervento in Assemblea è previsto esclusivamente tramite delega al Rappresentante Designato, tali domande o richieste dovranno essere trasmesse a mezzo posta elettronica all'indirizzo PEC della Banca bpf.assemblea2021@legalmail.it, con indicazione, nell'oggetto della email, della dicitura "Assemblea 2021 – domande sulle materie all'odg". Le domande o richieste di chiarimenti dovranno essere corredate delle generalità del Socio richiedente e di copia (i) del biglietto di ammissione, ovvero (ii) della comunicazione inviata dall'intermediario depositario alla Banca (cfr. domanda n. 2.2.) e dovranno specificare a quale punto dell’ordine del giorno si riferisce la domanda.
Alle domande pervenute nei termini indicati e che risulteranno pertinenti alle materie all'ordine del giorno sarà data risposta entro il 15 aprile 2021 mediante pubblicazione delle stesse sul sito internet della Banca www.bpf.it, alla sezione "Assemblea 2021 - Area riservata soci".
La Banca può fornire una risposta unitaria e in forma aggregata alle domande aventi lo stesso contenuto.
Non sarà dato riscontro, invece, alle domande con cui si chiedono informazioni già disponibili nelle relazioni illustrative dei singoli punti all'ordine del giorno, ovvero in altri documenti presenti sul sito internet della Banca. La Banca comunque non darà riscontro alle domande/richieste che non rispettino le modalità, i termini e le condizioni sopra indicati.


Ciascun Socio può presentare nuove proposte di delibera sulle materie all'ordine del giorno entro e non oltre l’8 aprile 2021.
Tenuto conto del protrarsi della situazione emergenziale e considerato che l'intervento in Assemblea è previsto esclusivamente tramite delega al Rappresentante Designato, tali proposte dovranno essere trasmesse dal Socio a mezzo posta elettronica all'indirizzo PEC della Banca bpf.assemblea2021@legalmail.it, con indicazione, nell'oggetto della email, della dicitura "Assemblea 2021 – proposte individuali di deliberazione”.
Le nuove proposte devono essere pertinenti rispetto agli argomenti all’ordine del giorno, devono contenere il testo della deliberazione, con la descrizione della relativa motivazione, ed essere corredate delle informazioni relative all'identità del presentatore, nonché (i) del biglietto di ammissione, ovvero (ii) della comunicazione inviata dall'intermediario alla Banca (cfr. domanda n. 2.2).
Le proposte validamente presentate saranno messe a disposizione del pubblico, entro l'8 aprile 2021, sul sito internet della Banca www.bpf.it, alla sezione "Assemblea 2021 - Area riservata soci".


Le candidature alle cariche sociali da parte dei Soci sono presentate nel rispetto delle modalità prescritte dalle pertinenti disposizioni dello Statuto e del Regolamento Assembleare. Le candidature devono pervenire presso la sede legale della Banca entro e non oltre il 13 aprile 2021.
Al riguardo, in considerazione della peculiare situazione emergenziale e delle conseguenti modalità di svolgimento dell’adunanza assembleare, si invitano i Soci a presentare le candidature alle cariche sociali entro e non oltre il giorno 8 aprile 2021. Il suddetto termine è, infatti, funzionale a consentire al Rappresentante Designato di finalizzare i moduli per il conferimento delle deleghe, anche con il novero delle candidature presentate, in tempo per l’apertura del periodo di raccolta delle deleghe.


4 - ESERCIZIO DEL DIRITTO DI VOTO – CONFERIMENTO DELLA DELEGA




Tenuto conto del perdurare dell’emergenza sanitaria in corso, è interdetto ai Soci di recarsi fisicamente nel luogo fissato per l'adunanza dell'Assemblea. L’intervento in Assemblea dei Soci è consentito esclusivamente per il tramite del Rappresentante Designato dalla Banca, a cui dovrà essere conferita apposita delega, senza alcun onere a carico del socio (salvo eventuali costi di spedizione).


Il Rappresentante Designato per l'Assemblea ordinaria 2021 è la società Oxygy s.r.l., con sede legale in Milano, via San Martino n. 14, incaricata dalla Banca di procedere in via esclusiva alla raccolta di deleghe e istruzioni di voto.


Il modulo per il conferimento della delega ("Modulo") al Rappresentante Designato, nonché delle istruzioni di voto è reperibile, a far data dal 9 aprile 2021, sul sito internet della Banca www.bpf.it, alla sezione "Assemblea 2021 - Area riservata soci" e presso le Filiali della Banca stessa.


Le modalità per conferire la delega sono riportate nell'avviso di convocazione, nonché sul Modulo. In particolare, ogni Socio deve:

  • stampare il Modulo dal sito internet della Banca (www.bpf.it, sezione "Assemblea 2021 - Area riservata soci"), ovvero richiederlo presso le relative Filiali;
  • compilare il Modulo con i dati personali richiesti;
  • conferire chiare e specifiche istruzioni di voto per ogni materia all'ordine del giorno, barrando le relative caselle secondo le istruzioni ivi riportate;
  • sottoscrivere il Modulo con firma autografa e leggibile;
  • qualora il titolare delle azioni sia la persona fisica delegante, occorre accludere:


    • - copia di un documento d'identità in corso di validità;

    - copia del biglietto di ammissione ovvero della comunicazione inviata dall'intermediario depositario alla Banca (cfr. domanda n. 2.2.);

  • qualora il titolare delle azioni sia una persona giuridica, un minore/interdetto, ovvero, nei casi in cui il delegante non sia l'intestatario delle azioni (ivi comprese le ipotesi di sub-delega), occorre accludere:


    • - copia di un documento di identità avente validità corrente del legale rappresentante/dell'esercente la responsabilità genitoriale/del tutore pro tempore ovvero di altro soggetto munito di idonei poteri;

    - copia del biglietto di ammissione, ovvero della comunicazione inviata dall'intermediario depositario alla Banca (cfr. domanda n. 2.2.), del titolare delle azioni e, nella sola ipotesi di sub-delega, anche del delegante;

    - copia del documento di identità del titolare delle azioni (se persona fisica);

    - copia della documentazione idonea ad attestare qualifica e poteri (ad esempio, visura camerale aggiornata o atti equipollenti, delega) del delegante;

  • inviare/consegnare il Modulo, unitamente alla documentazione richiesta, al Rappresentante Designato come da istruzioni ivi indicate.


Per eventuali chiarimenti circa la compilazione del Modulo, i Soci possono contattare direttamente il Rappresentante Designato via email all'indirizzo info.assembleabpf2021@oxygyconsulting.com, o al seguente numero 02.87177632 (nei giorni d'ufficio, dalle 9:00 alle 17:00).


Il Modulo (con le relative istruzioni di voto e l'acclusa documentazione) deve pervenire al Rappresentante Designato entro la fine del secondo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l’assemblea:

  • per il computo ai fini della prima convocazione, entro e non oltre le ore 23:59 del 21 aprile 2021;

  • ai fini della seconda convocazione verranno, altresì, computate le ulteriori deleghe che dovessero pervenire entro e non oltre le ore 23:59 del 22 aprile 2021.


Le deleghe dovranno pervenire mediante una delle seguenti modalità:

  • per le deleghe con firma autografa

    • - a mezzo spedizione tramite corriere o lettera raccomandata A/R indirizzata a OXYGY S.r.l. – Casella Postale n. 236 c/o ufficio postale Milano Centro, Via Cordusio n. 4, 20123 – Milano (Rif. "Delega Assemblea BPF 2021");

    - mediante consegna in busta chiusa presso lo Studio dei professionisti di cui all'Allegato 1 del Modulo, nel rispetto degli orari e dei termini ivi indicati;

    - invio di copia immagine, corredata di copia del tesserino sanitario recante il codice fiscale, mediante email ordinaria o PEC all'indirizzo delega.assembleabpf@legalmail.it (abilitato alla ricezione anche di email ordinarie);

  • per le deleghe con firma elettronica qualificata, avanzata o digitale, invio al seguente indirizzo delega.assembleabpf@legalmail.it.


Il Rappresentante Designato, per espressa previsione di legge (cfr. art. 106, comma 6, del D.L. 18/2020), non esprimerà un voto diverso da quello indicato nelle istruzioni ricevute (ciò anche nel caso in cui si dovessero verificare circostanze di rilievo ignote al momento del rilascio della delega).


In conformità e nei limiti di quanto previsto dallo Statuto e dal Regolamento Assembleare, resta ferma la possibilità per un Socio di delegare un altro Socio ("Socio Delegato"), avvalendosi dello specifico spazio ATTO DI DELEGA presente sul Biglietto di Ammissione . Si ricorda ai Soci che le deleghe tra soci devono essere autenticate da un pubblico ufficiale a ciò per legge autorizzato, dal Direttore Generale o da dipendenti della Banca che abbiamo il ruolo di Direttore di Filiale.
Il Socio Delegato sarà però obbligato a conferire a sua volta sub-delega di voto al Rappresentante Designato secondo le modalità di cui al paragrafo n. 4.4, ovvero mediante apposita sub-delega recante specifiche e chiare istruzioni di voto. Il Modulo, o la sub-delega, dovrà pervenire al Rappresentante Designato, secondo le modalità di trasmissione ed entro i termini indicati sub domande 4.4 e 4.5.


Poiché è concessa ai Soci, con riguardo alle sole materie oggetto della seduta ordinaria, la possibilità di presentare proposte di deliberazione alternative a quelle formulate dal Consiglio di Amministrazione, può verificarsi il caso che il modulo utilizzato per conferire la delega riporti per la stessa materia all'ordine del giorno due o più proposte alternative. In questo caso, il Socio deve conferire specifiche istruzioni di voto con riferimento ad una sola proposta di delibera.


La delega deve contenere istruzioni di voto su tutte, o solo su alcune materie all'ordine del giorno. In ogni caso, non può essere conferita delega con istruzioni di voto in bianco. Pertanto, è ammissibile che il Socio possa conferire una delega parziale. La delega avrà effetto per le sole proposte di delibera per le quali sono state conferite specifiche istruzioni di voto. I Soci che conferiscono delega parziale sono comunque computati ai fini della regolare costituzione dell'Assemblea (per la verifica quindi del quorum costitutivo).


La delega e le istruzioni di voto possono essere revocate entro i medesimi termini previsti per l'invio (cfr. sub domanda 4.5), con le stesse modalità descritte nei paragrafi precedenti per il conferimento della delega.


Il conferimento della delega e delle istruzioni di voto non comporta alcuna spesa per il Socio delegante (fatta eccezione eventualmente per le spese di spedizione della delega).



Per ogni ulteriore informazione o necessità rivolgersi al Servizio Soci chiamando il numero verde 800 408340, oppure consultare il sito www.bpf.it, alla sezione "AREA RISERVATA SOCI"

Con riferimento a tutte le ipotesi di delega e sub-delega, per scrupolo di trasparenza, il Rappresentante Designato rende noto, anche in relazione al sostituto, di non avere alcun interesse proprio rispetto a specifiche proposte di deliberazione sottoposte al voto. Tenuto conto dei rapporti contrattuali in essere tra la Banca e soggetti collegati al medesimo Rappresentante Designato, aventi ad oggetto, in particolare, la consulenza legale nonché l'assistenza in sede assembleare e servizi accessori, il Rappresentante Designato, anche in relazione al sostituto, dichiara che potrebbe sussistere una situazione di conflitto di interessi rilevante ai sensi dell'articolo 135-decies, comma 2, lett. f), del D.Lgs. n. 58/1998. In ogni caso, ai sensi dell'art. 106, comma 6, del D.L. 18/2020, ove dovessero verificarsi circostanze ignote ovvero in caso di modifica od integrazione delle proposte presentate all'Assemblea, il Rappresentante Designato non esprimerà un voto difforme da quello indicato nelle istruzioni.


BpF